Inicio
César Rodríguez

5 CONSEJOS PARA LLEVAR A CABO UNA REUNIÓN EFICAZ

(CONTINÚA)

  1. Invitar solo a las personas que tengan necesidad de asistir a la reunión: Si alguien no tiene nada que decir o escuchar, entonces no pertenece a la reunión. Asegúrese de que todos obtengan valor de esa reunión.
  2. Asigne roles en la reunión: Las reuniones efectivas tienen roles designados para los asistentes para garantizar que la discusión se mantenga encaminada y sea productiva. Cada reunión debe tener un facilitador, un cronometrador y un registrador. Asigne a los empleados estos roles al menos con un día de anticipación, para que tengan tiempo de prepararse.
  • Facilitador: El rol de esta persona es dirigir la reunión y mover las conversaciones a través de la agenda. La mayoría de las veces es la persona que convocó la reunión, pero puede ser uno de los otros asistentes.
  • Cronometrador: El papel del cronometrador es mantener todo en orden para que la reunión termine a tiempo o antes.
  • Registrador/escriba: Tenga un encargado de notas designado. Estas notas se utilizarán para consultar y actualizar a los asistentes y otros miembros del equipo que dependen de las decisiones o acciones tomadas en la reunión y también para revisión si se programa otra reunión.
  1. Terminar la reunión a tiempo y con elementos de acción: Es fundamental conseguir finalizar la reunión a tiempo, puntualizando las conclusiones y asignando las responsabilidades para la próxima reunión o discusión de seguimiento. Siempre asegúrese de que cada reunión termine con una comprensión clara de lo que se decidió en la misma, lo que se logró y lo que significará para el futuro de la empresa.

En general, es importante asegurarse de que las reuniones en su negocio sean efectivas y eficientes dado que, las reuniones son costosas, y al evitar reuniones innecesarias, podrá ahorrar dinero y optimizar el tiempo de sus trabajadores, todo ello les permitirá enfocarse en lo trascendente, logrando así alcanzar los objetivos y metas de la organización.